システムを導入する前に考えるメリットと注意点とは？

こんにちは、ジーニアスウェブの中武です。

大型連休も明け、5月も残りあとわずかですね！
まだ夏はこれからというのに各地で最高気温を観測したり、暑い日が続いておりますね。
熱中症などに気をつけて、こまめに水分補給するよう心がけようと思います。

さて、今回はシステム化についてお話したいと思います。

毎日同じような作業を繰り返していたり、過去の情報がなかなかみつからなかったり…作業にとても時間を要してしまうことありますよね。

よし、システム導入しよう！となった場合に、どういうメリットがあるのか。また、注意点などをお話ししていきます。

システム化するメリットとは？

メリットとして、主に以下の点があげられます。

• 正確な情報共有が行える
• 情報を蓄積することで、データ活用がしやすくなる
• 人為的なミスを減らすことができる
• 業務を効率よく行える（作業時間の短縮）
• 保管場所の確保領域を減らせる

システム化する上での注意点

注意点として、以下の点があげられます。

• • システムトラブルへの対処法の策定

→場合によっては業務が止まってしまうということもありますので、それを想定した対処法を考えておきましょう。

• • セキュリティ対策

→もしもの時の対応方法の策定、情報漏えいのリスクがあるということも考えておきましょう。

• • システム化対応範囲の選定

→システム導入とそれなりにコストも必要になります。
全てをシステム化してしまうと、型にはまらない場合に対応できなくなったりすることがあります。そのため、何をするためのものなのか。誰を対象とするのかなど、目的と範囲を決めて導入するようにしましょう。

システム化できるもの

システム化できるものとしては、以下のようなものがあげられます。

• 経理や勤怠などの情報管理
• 周期的に行なっているもの

いかがでしたでしょうか？
注意点なども把握した上で、適度にシステム化することで、より作業時間を短縮し効率的に業務を行えるようにしていきましょう！