お仕事の繁忙期っていつですか？
ある業界は大型連休に、また、ボーナスの絡むシーズンなどもそうかと思います。
しかし、Web業界において時期的変動は少ないのかもしれません。
何を隠そう、今が繁忙の真っ只中と言えるからであります。
どーも。香川です。
今回のテーマは”仕事の管理”についてです。
ざっくりとしたテーマで申し訳ないのですが、この問題を処理せずにはいられない状況なので、あえてテーマに取り上げてみました。
とゆうのも、現在、モバイルフレンドリーの煽りもあってか、スマホサイト制作の駆け込み需要がえらいことになっています。
弊社のスタッフを見渡してみても、あちらこちらから火が吹きそうな状況です。
※モバイルフレンドリーの記事は、また後日紹介します。
もちろん、忙しいこと程ありがたいことはございません。
しかし、作業に追われる毎日を送っていると、どうしてもパニックに陥りがちです。
ミスだけは絶対に避けなければなりませんし、考えれば考える程、精神や身体に害を及ぼすかもしれません。
ピリピリした空気ばかりも嫌ですしね…。
そこで大切なのは、冷静に仕事の管理を行うことです。
まずは作業をストップし、深呼吸をしてみるのも良いのではないでしょうか。
タスクマネージメント〜現在の自分と仲間の仕事状況整理〜
まずは、現状の仕事をセグメントし、整理することから始めてみます。
私の例で言うと、大きく３つに分類することができます。
１）新規顧客のHPリニューアル作業
２）既存顧客の管理更新作業
３）既存顧客のモバイルフレンドリー対策
分類した中で、各作業レベルを箇条書きし、優先順位の決定と組み立てを行います。
仕事のジャンルを問わず、以下の手順を行います。
・タスク管理（アラート機能などを使用）
・納期の最確認（進行状況から再度逆算）
・人員の確保（スケジュール管理）
・お客様対応（現状報告と顧客要望の確認）
・作業員への発注・確認・修正依頼（戻し作業をできるだけ減らす）
上記のように、まず仕事をタスク化し、ひとつひとつ整理することが大切です。
そのうえで自分のデッドライン、つまり「これ以上は手に負えない」という線引をすることが肝心です。
「限界など設けるな！」とは言いますが、過信や安易な判断だと、自分だけでなく会社全体、果てはお客様にご迷惑をおかけすることになってしまいます。
持てる能力をフル活用すれば良いのです。
少し体育会系の匂いがしてきましたか？
普段より忙しいのですから、仕方ありません。
次に大事なのは、お客様対応と人員の確保です。
いわゆるディレクション業務になる訳ですが、お客様対応は疎かにしてはいけません。
作業スタッフへの配慮も怠ってはいけません。
忙しいのは皆同じなのです。そして、常に他の人員の確保を考えておかなければなりません。
その間に最優先事項の作業を推し進めましょう。
その際、何も自分一人でやらなければいけない訳ではないのですから、”仲間に協力を仰ぐ”ということも一考しましょう。
「僕はこんなにもマズイんです！」とアピールすれば、誰かは手伝ってくれるはずです。
一番短納期の案件から、力を合わせて倒していくことをオススメします。
片付いたら、今度は手伝ってさしあげれば良いのです。
少し甘い気もしますね。ただ、本当に忙しい時こそチームワークの進化が問われるのではないでしょうか。
少し余裕が出れば、「遅れはないか？」「短縮は可能か？」など、ひとつの作業単位でなく、全体に焦点をあてましょう。
このように、整理された優先作業を順にこなしていく内に、無理難題と思えた案件もひとつずつ完遂していきます。
そして、また新たに入ってきた仕事に関して、最初にきちんと管理することで、パニックは回避できるかもしれません。
どんなに忙しくても、冷静に物事を判断できるようになりたいですね。
偉そうなことをつらつらと書き並べてきましたが、本当は私の整理の時間に費やしたに過ぎません。
でも書き出すことって、とても大切なことだと思います。
何だかスッキリしました。
皆さんもピンチの時は是非とも実践してくださいね。
それでは。