こんにちは、ジーニアスウェブの横山です。
こんな仕事量こなせない・・・
なんで自分ばっかり仕事が多いんだろう・・・
もうダメだ、逃げたい・・・
そんなあなたには朗報です。
もしそう思っているひとがこの記事を見たのなら、是非、実践してみてください。
あれ、意外と出来る気がしてきた！
仕事のスピードが上ってよかった！
そう思っていただけれるかもしれません。
タイトル通り、私には業務時間がその他のスタッフの約1/3ほどしかありません。
ここでいう私の業務とは、作業時間のことです。
私はいわゆるディレクター職ですが、マネジメントや営業も兼務しています。
ざっくりわけると、
- ディレクター業務 3割
- 社内マネジメント業務 2割
- 営業業務 3割
- 広告運用業務、0.5割
- スタッフとの特に意味のない会話など 0.5割
- 仕事なのかなんなのかよくわからない時間 1割
だいたいこんな感じです。
本職のディレクター業務に当てれる時間は、その他ディレクターの約1/3しかありません。
案件数はその他ディレクターの軽く5倍はあると思います。
タイトルの「通常の5倍以上の仕事」というのはそういう意味です。
これだけ聞くと、「いやいや、やりすぎでしょ、人いないんですか？大丈夫ですか？」と思われるかもしれません。
でも、私は土日もしっかり休み、残業もさほど多くありません。
残業は平均で週5〜8時間程度かな？管理職としては、少ないほうかもしれません。
しかもなぜかまだ余裕があります。
わたしの中で、ひとつ決めていることがあります。
「スピードだけは、常に社内のトップで、到底敵わない領域にいること」
他社とは比較が難しいので、せめて、スピードだけは、常に社内のトップというのを心に決めています。到底敵わない領域というのは、2、3倍では手が届きそうなので、5倍以上が目安です。
私が、今の仕事量をこなすために、実際に実践していることをご紹介したいと思います。小難しいことはありません。シンプルです。
目次／このページでわかること
①まず第一にスピードだけは誰にも負けないと自分の中で宣言する
わざわざ人に言う必要はありません。人より仕事のこなしたいと思っているなら自分の中で宣言してみてください。まずはこれが大事です。
その時に、
- 目標
- 達成したときに得られること
を具体的にできると尚良いです。
まず、これがないと途中で断念してしまいますから。
②10分以内に終わる仕事はその場で倒す
仕事というのは、次から次へと舞い込んでくるものです。
スケジュールを立てても、想定外のことばかりです。
だからこと、10分以内に終わる仕事はその場で最速で倒します。
溜めたり、スライドすると、オーバーフローを起こします。
5分10分の仕事が仮に10件ほど来たって、それでも2時間かからないわけですから、その場で倒しましょう。
仮に溜まってしまった場合は、翌日の朝などに、1時間など決めて、一気に終わらせるのです。溜めないことが重要です。
③メールやチャットのレスは超最速にする
取引先に訪問したあとにメールで御礼などを言いますよね？
これも超最速でやります。
これには2つの意味があります。
- 先手を打つ
- 仕事ができると思われる
- 仕事を溜めない
チャットもそうです。
だらだら書く必要はないです。簡潔に。
④嫌な仕事をほど、先に終わらせる
仕事をするうえで、本当に心が進まないことってありますよね。
もう考えるだけでイヤになるようなこととか。
そんな仕事こそ、先に終わらせます。無駄に考える時間こそ、無駄な時間です。
そしてさっさと次のステップに。
⑤会議、打ち合わせなどは事前にアジェンダを用意し、主導権を持つ
社内会議、打ち合わせなど、多いときは週に10〜15本あるときがあります。
ダラダラ時間をかけても仕方がありません。
かならず事前に準備をします。
- 言うべきことをリストアップ
- 資料等も準備
結局はなんのための会議か、
情報共有ももちろんありますが、
そのほとんどが「何を決定するか」
だと思います。その「何を」をいかにその場で具体化できるか。
それさえ決めてしまえば、場合によっては、1時間もいりません.
大体30分もあれば、十分です。
⑥人に頼る。自分以外でもできることは仕事を渡す。
当然ですが、自分ひとりでできることなんて限られています。
できるだけ仕事を振るようにしています。
中には、仕事を人に振るのが苦手な人もいると思います。
私もそうでした。
しかし、仕事を振らないということは、お互いにデメリットしかありません。
仕事を振れば、
- 仕事は進む
- 量をこなせる
- 振られた方もレベルアップする
仕事を振らないことで損をするのは、自分と相手とお客様であったりするのです。
⑦タスクの優先度を明確にする
タスクが詰まった時、あなたはどうしていますか？
何から手をつけていいかわからず手が止まる。
そのような経験をしたことがある人も多いと思います。
そんなときは、一度自分の仕事を棚卸しし、優先度・重要度別に分けると良いです。
分け方がわからないときは、上司や同僚に見てもらうと良いです。
下記は、私ではありませんが、実際に自社の広告チームでつかっているものです。
⑧完璧主義を捨てる
完璧主義だと完全を目指しすぎるため、何をするにも時間がかかります。
「これ、手抜きじゃない？」と思われたくないので、過剰にこだわってしまったりと。
私はシンプルに、
- まずは最短で70〜80%まで仕上げる。
- その後の調整で90〜100%まで仕上げる。
これを実践しています。結果的に早くなることがほとんどです。
⑨期限を決める
パーキンソンの法則というものがあります。
第1法則「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
第2法則「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」
「人間は与えられた分の時間やお金を全て使ってしまう」という法則のことです。
まさにそのとおりですよね。
後ろを決めないとズルズルいってしまいます。
私は期限を決める時に、下記のように工夫しています。
- 一度、通常通り期限を切る
- その期限の大体-10〜20%手前に設定する
⑩一度経験したものはシステム化、フォーマット化し、2回目以降の時間を減らす
これが個人的にはいちばん苦手なのですが、
時間が空いた時にフォーマットを作ったりしています。
また、この意識を持つことで、
「あ、この作業は無駄だな」「これはシステム化できるな」
とか作業中に閃くときもあります。
⑪仕事のログをつける
当社では、全スタッフの作業内容を計測しています。
工数をつけることの本来の目的は、
「各スタッフの仕事量の把握」
「案件別の仕事量の把握」
であったりするのですが、記録をすることで、
振り返った時に、改善することができます。
個人単位で仕事容量がわかるので、どこに問題があるのかが、
かなり明確になります。
いかがでしたでしょうか。
ひとつひとつは特に難しくなく、とてもシンプルなものです。
仕事の生産性を上がると、時間も少なくて済みますし、
利益率も上がります。
何より、たくさんこなせることで、通常よりも経験値をたくさん得ることができます。
もちろん、自分だけが早くても意味がありません。
自分が早くすることによって、全体が早くなる。それが理想ですね。
是非試してみてください。