初めまして。
10月から宮崎オフィスでジーニアスウェブの一員となりました押川と申します。
これからちょこちょこと顔を出していくと思いますので、よろしくお願い致します。
さて、最初の記事に何を書こうかなと悩みましが、とりあえず私の前職で行っていたことにしようかと思います。
ずばりテーマは「離れた場所にいる人との意思疎通！」という感じにしたいと思います。
前述の通り、私は宮崎で業務を行っております。今は、本社スタッフの方から作業を振っていただいている現状です。
つまり、業務の内容や指示がくるのはチャットやスカイプなどの、遠隔通信でしか手段がないのです。私は前職でも東京が本社の会社に勤めていたので、スタッフとの連絡手段はもっぱらメールか電話でした。
そうなると大変なのが、お互いの考えているイメージや内容を明確に伝えることが難しい！ということですね。
皆さんにもご経験があるでしょう。電話で同じ話題なのに妙に話がかみ合わないあのもどかしいさ。実際に目の前で話し合うのでさえ、齟齬が生じる時もあるというのに。。
そこで、私が当時なるべく心がけていたことを3つほどご紹介したいと思います。基本的な事になると思うので、今更なーと思っている方は記憶の片隅にでも置いておいてもらえればと思います。
・要点は事前に整理して、簡潔にまとめておく
質問事項やしてもらいたい作業の内容は、相手に伝える前に自分である程度まとめることで、自分の中に落とし込むことができますし、相手に伝える時も、「はい、これお願い！」という感じで楽ですよね。
・複雑な内容を伝える時はイメージ図を見せる
これは制作系が多いかなと思います。言葉などで説明が難しい時は「ここをこうする！」という書き込みやイラストがあると自分も相手も把握しやすいですね。
・疑問点はなるべく一回で答えられるようにする
よっぽど単純な内容でない限り、話していると必ず疑問が出てきますよね？それらは忘れないようメモしておき、内容を把握してからまとめて相手に投げかけます。
そうすることで自分の中で情報が整理され、確認の重複など避けることができますし、相手も一度に確認できるので、手間が少ないですね。
以上が私の行っていた意思疎通の方法です。これらは正解ではないです。あくまで一個人としてのものです。
意思疎通がスムーズにいくと、詰まることがないので業務に集中できますし、何より指示や確認に使う時間が短縮化されるので、効率もよくなるのではないかと考えています。
環境や職場によっても色々あると思いますので、皆さんなりの方法が見つかるといいですね。
最後に
偉そうな事を書いてきましたが、私もまだまだ精進していかないといけないところが多々あるので、日々勉強ですね。
業務では制作に携わっているのでその内容に・・とも思ったのですが、現状まだまだ覚えていくことが多いので、もう少しネタが増えてきてから頑張って披露していこうかなと思います。その際はお付き合いいただけると幸いです。
