どうもこんばんは、先日はノロウィルスでダウンしておりました。佐谷です。
高熱、吐き気、下痢に一晩中襲われ、地獄を見ました。もう二度と二枚貝は食べたくありません。
ご迷惑をおかけした皆様、大変申し訳ありませんでした･･･。
さて、そんな今回のテーマは“社内外での情報共有”についてです。
このテーマで書こうと思ったのにはわけがあります。
先日の私のように仕事を休んだり、出張している方で最も悩まされるのが情報共有ではないでしょうか。
みなさんは会社内、会社外の人と情報共有をどのように行っていますか？
社内メール？メーリングリスト？掲示板的な何か？
それも良いかもしれませんが、SNSが普及している今これを使わない手はありません。
弊社ではチャットワークを導入しています。
社内外の情報共有、連絡は主にこのツールで行っています。
メリットはたくさんあるのですが、ここではいくつかピックアップして紹介したいと思います。
1. オンタイムで確認ができる
当たり前のようで、実はこれが１番の利点ではないでしょうか。
メールだとアラートをが出ても気付かないことが多かったり、自分に対するアクションであるかが分かりづらいという難点があります。
上の画像のように、チャットワークではグループの新着のチャットと自分へのチャットの件数が一目でわかるようになっています。
実際に使ってみると、メールよりずっと早くレスポンスができることが実感できるはずです。
2. タスク管理ができる
これも大きな魅力の1つです。
自分の仕事を細かく、期限を切って「タスク化」しておくことができます。
自分の仕事は全てこのチャットワークで「タスク化」して管理しています。
相手のチャットから引用したり、そのまま「タスク化」してしまうこともできるので、大きく時間の短縮に繋がります。
また、「本日」「一週間以内」などを分けて見ることができるので、今日何をするのか、今週までに何をするのかという予定が立てやすいです。
3. 使うデバイスを問わない
最近は当たり前となっていますが、PC,スマホ,タブレットと全てに対応しているアプリケーションなので、パソコンを持ち歩かなくても情報を共有することができます。
4. クライアント単位、プロジェクト単位でグループを作成できる
クライアントとやりとりをする上で、グループチャットを作成し、そこで情報共有ができます。
メールでは送信する相手の他に情報共有する場合、CCを設定する必要がありますが、グループチャットでやり取りを行えばその必要はありません。
メールだと分かりづらい前後の流れもチャットだとより分かりやすいのです。
5. 音声通話、ビデオ通話ができる etc..
他のツールでもこれはできるかもしれませんが、チャットワークには画面共有機能がついています。
何かを説明したい時やちょっとしてプレゼンを行う時にも自分の画面を共有して相手と通話を行うことができます。
しかもこれらの機能が無料プランでも全て使うことができ、5GBのストレージが使えるという点も素晴らしいポイントだと思います。
さて、他にもまだまだ便利な部分はあるのですが、回し者だと思われても困るのでこれぐらいにしておきます。
クライアントさんの中にも「社内での情報共有をどうしたものか」という声をチラホラ耳にします。
社内外問わず、情報共有にお困りの方にはこの「チャットワーク」是非おすすめです！
作業の効率化、情報共有に活躍すると思いますよ！